Email professionnel : les formules de politesse qui tiennent, et les fautes qui décrédibilisent

TL;DR : « Cordialement » convient à presque tous les emails professionnels. Les formules longues héritées du courrier papier alourdissent un mail sans le rendre plus respectueux. Et deux pièges grammaticaux se cachent dans les formules d'usage : le participe qui ne se rapporte à personne, et l'appellation qui doit se répéter à l'identique. Exact corrige la grammaire de ces formules en un raccourci sur Mac (Control+Espace) et depuis le clavier Exact sur iPhone.

Ce que votre lecteur regarde vraiment

La formule de politesse porte peu de sens et beaucoup de signal. Elle dit à quelle distance vous vous placez, et elle se lit en une fraction de seconde, en même temps que la signature.

L'enjeu n'est pas décoratif. Un sondage Ipsos réalisé pour le Projet Voltaire auprès de 2 500 recruteurs, publié en octobre 2021, donne 76 % d'employeurs confrontés chaque jour à des lacunes en orthographe et en expression au sein de leurs équipes. La formule finale concentre une part visible de ces lacunes, parce que beaucoup la recopient sans en comprendre la construction.

L'ouverture : plus simple qu'on ne le croit

« Bonjour, » suivi d'une virgule et d'un retour à la ligne fonctionne dans la quasi-totalité des échanges professionnels français, y compris un premier contact.

Quelques repères :

• Vous connaissez le nom : « Bonjour Madame Duval, ». Le prénom seul convient dès que le tutoiement s'installe.
• Vous ne connaissez pas le destinataire : « Madame, Monsieur, » ouvre un courrier formel. Dans un email, « Bonjour, » suffit.
• À proscrire : « Bonjour Mme, » et « Bonjour M., ». Une abréviation ne se laisse pas suspendue en l'air.
• Une adresse générique : évitez « Bonjour à tous » si le message part à trois personnes nommées. Citez-les.

Le « Cher Monsieur » appartient au courrier. Dans un email, il installe une distance que votre message ne demandait pas.

La clôture, par contexte

« Cordialement » reste la valeur sûre. Il ne flatte personne, il ne froisse personne, et il ne demande aucune décision.

Trois formules qui ont vieilli

« Veuillez agréer l'expression de mes sentiments les plus distingués. » Cette formule vient du courrier administratif. Dans un email de quatre lignes, elle produit un effet de décalage qui attire l'attention sur elle plutôt que sur votre demande.

« Cdt » et « Bien cdlt ». L'abréviation économise cinq caractères et coûte le peu de chaleur que la formule apportait.

« Sentiments dévoués », « respectueux dévouement ». Ces tournures survivent dans certains courriers officiels. Un email professionnel ordinaire n'en a pas l'usage.

Une convention traditionnelle veut par ailleurs qu'un homme n'adresse pas ses « sentiments » à une femme, et lui écrive « mes salutations distinguées ». Elle a perdu du terrain, mais elle circule encore dans les milieux formels. « Salutations distinguées » évite la question dans les deux sens.

Les deux fautes qui se cachent dans ces formules

Le participe qui ne se rapporte à personne. Écrire « Espérant une réponse favorable, veuillez agréer mes salutations distinguées » revient à dire que c'est votre destinataire qui espère. Le participe présent doit se rattacher au sujet de la phrase qui suit, et ce sujet est « vous ».

Deux corrections possibles :

• Espérant une réponse favorable, je vous prie d'agréer mes salutations distinguées. (le sujet devient « je », qui espère)
• Dans l'attente d'une réponse favorable, veuillez agréer mes salutations distinguées. (plus de participe, plus de problème)

La même faute frappe « Restant à votre disposition, n'hésitez pas à me contacter. » Ce n'est pas votre lecteur qui reste à disposition.

L'appellation qui doit se répéter. Si vous ouvrez par « Madame la Directrice », la formule finale reprend « Madame la Directrice », pas « Madame ». La règle vient du courrier officiel, et elle tient toujours dans un email formel.

Le reste des fautes, dans l'ordre de fréquence

• « Je vous serais reconnaissant » prend un s. C'est un conditionnel, pas un futur.
• « Cordialement vôtre » prend un accent circonflexe sur le « ô ». Sans lui, « votre » attend un nom derrière.
• « Salutations distinguées » s'accorde au pluriel. « Salutation distinguée » ne s'écrit pas.
• « Suite à votre message » passe à l'oral et se fait reprendre à l'écrit soutenu. « À la suite de votre message » ou « En réponse à votre message » évitent la discussion.
• « Au plaisir » seul sonne sec. « Au plaisir de vous lire » ou « Au plaisir d'échanger » complètent la formule.

Les sept fautes qui décrédibilisent le reste du message

La formule n'est que la fin. Voici celles qui se glissent dans le corps du mail, et qu'un lecteur pressé repère quand même.

1. Confondre -é et -er. « Je vous invite à valider » (infinitif) contre « le devis validé » (participe). Le test : remplacez par un verbe du troisième groupe. Si « prendre » passe, écrivez -er ; si c'est « pris », écrivez -é. « Je vous invite à prendre » → « à valider ».

2. « Censé » et non « sensé ». « Censé » veut dire « supposé » : « il est censé arriver à 9 h ». « Sensé » veut dire « qui a du bon sens » : « une remarque sensée ». La faute est fréquente parce que les deux se prononcent pareil et que le correcteur de Word ne tranche pas : les deux mots existent.

3. Rater l'accord de « ci-joint ». Invariable devant le nom (« ci-joint la facture »), accordé après (« la facture ci-jointe »). Placé en tête de phrase, il reste invariable : « Ci-joint les documents demandés ».

4. « Quoique » et « quoi que ». En un mot, ça veut dire « bien que » : « quoique tardive, votre réponse me convient ». En deux mots, ça veut dire « quelle que soit la chose que » : « quoi que vous décidiez ». Si vous pouvez remplacer par « bien que », c'est un seul mot.

5. Les accords à distance. « Les documents qu'il m'avait demandé » prend un s : « demandés » renvoie aux documents, placés loin devant. C'est l'erreur type que les correcteurs à base de règles laissent passer, parce qu'elle demande de comprendre à quoi le participe se rapporte.

6. Les homophones. « a / à », « ou / où », « ce / se », « ces / ses ». Ils méritent leur propre méthode — le test qui tranche à tous les coups est dans notre article sur les homophones français.

7. Les pléonasmes qui alourdissent. « Au jour d'aujourd'hui », « monter en haut », « prévoir à l'avance », « comme par exemple ». Aucun n'est une faute de grammaire ; tous signalent un texte qu'on n'a pas relu.

Le vrai problème n'est d'ailleurs presque jamais de connaître la règle. C'est qu'on écrit un email en quarante secondes, entre deux réunions, et qu'on ne se relit pas. Une relecture qui ne coûte qu'un raccourci clavier se fait ; une relecture qui demande d'ouvrir un autre outil ne se fait pas.

Ce qu'Exact fait sur ces formules, et ce qu'il ne fait pas

Exact corrige l'orthographe, la grammaire et les accords de vos formules : le s de « serais », l'accent de « vôtre », le pluriel de « distinguées », l'accord d'un participe. Vous sélectionnez le texte, vous appuyez sur Control+Espace, et la correction remplace l'original dans Mail, Gmail, Outlook ou Slack.

Il ne choisit pas votre niveau de distance à votre place. Le style de correction se règle une fois, et un compte payant peut demander un registre soutenu, qui élève le vocabulaire et la ponctuation sans toucher au sens. Le passage de « Bien à vous » à « Je vous prie d'agréer » reste votre décision, parce qu'elle dépend d'une relation que le texte ne dit pas.

En résumé

« Cordialement » couvre l'immense majorité de vos emails. Gardez « Je vous prie d'agréer » pour les courriers formels, vérifiez que vos participes présents se rattachent au bon sujet, et reprenez l'appellation d'ouverture dans la formule finale. Pour la grammaire, un correcteur avant l'envoi vous évite la faute qui décrédibilise une demande par ailleurs bien construite. Exact est disponible sur Mac et iPhone ; les offres sont sur getexact.app.